1. Baca dengan seksama aturan
yang dibuat moderator.
Sebelum memposting pesan ke milis sebaiknya dipelajari baik-baik aturan milis tersebut. Beberapa milis membuat aturan supaya anggotanya mudah untuk memilih-milih informasi yang ingin dibaca. Contohnya untuk memposting informasi ada milis yang mensyaratkan anggotanya untuk menulis subject diawali [info]. Untuk menanyakan tentang informasi diawali dengan [butuh info]. Baca dengan seksama apakah diperbolehkan postingan yang agak menyimpang dari topik utama milis tersebut. Info penting yang sebenarnya tidak terlalu relevan dengan milist tersebut ada juga yang memfasilitasi dengan menambahkan [OOT] pada subject. Akan tetapi ingat bahwa kata Out of Topic ini tidak otomatis menghalalkan kita untuk memposting sesuatu yang tidak relevan dengan milis tersebut. Tertib dalam memposting akan membantu teman kita yang tidak ingin membaca topik yang menyimpang dengan memakai filter di email. Kewajiban dari seorang moderator adalah membuat aturan-aturan yang disepakati bersama untuk komunikasi yang nyaman di milis.
Sebelum memposting pesan ke milis sebaiknya dipelajari baik-baik aturan milis tersebut. Beberapa milis membuat aturan supaya anggotanya mudah untuk memilih-milih informasi yang ingin dibaca. Contohnya untuk memposting informasi ada milis yang mensyaratkan anggotanya untuk menulis subject diawali [info]. Untuk menanyakan tentang informasi diawali dengan [butuh info]. Baca dengan seksama apakah diperbolehkan postingan yang agak menyimpang dari topik utama milis tersebut. Info penting yang sebenarnya tidak terlalu relevan dengan milist tersebut ada juga yang memfasilitasi dengan menambahkan [OOT] pada subject. Akan tetapi ingat bahwa kata Out of Topic ini tidak otomatis menghalalkan kita untuk memposting sesuatu yang tidak relevan dengan milis tersebut. Tertib dalam memposting akan membantu teman kita yang tidak ingin membaca topik yang menyimpang dengan memakai filter di email. Kewajiban dari seorang moderator adalah membuat aturan-aturan yang disepakati bersama untuk komunikasi yang nyaman di milis.
2. Setelah mengetik pesan,
baca kembali pesan kita dan pikirkan kembali apakah pesan yang kita tulis itu layak untuk disampaikan di milis
yang mungkin anggotanya ribuan orang. Untuk mengetahui member milis bisa diliat
di web milis tersebut. Milis antenna yang diikuti penulis mempunyai member
lebih dari 2000.
3. Hindari tanggapan yang
sangat singkat misalnya “setuju”. Apakah manfaat kita menanggapi seperti ini?
Ingat bahwa pesan “setuju” akan dikirimkan ke seluruh anggota yang mungkin
adalah ribuan atau ratusan ribu email. Kalau kita melakukannya berarti kita
ikut andil dalam memperpadat trafik internet hanya untuk sesuatu yang kurang
bermanfaat. Orang lain yang membuka email kita juga tidak mendapatkan manfaat
apapun.
4. Jangan pernah menyerang
personality
Dalam beradu pendapat atau membahas suatu persoalan tidak ada keterkaitan antara persoalan tersebut dengan penulisnya, jadi jangan pernah menyerang pribadi tersebut. Argumentasi harus diarahkan terhadap isi pesan itu bukan terhadap kelemahan si penulisnya.
Dalam beradu pendapat atau membahas suatu persoalan tidak ada keterkaitan antara persoalan tersebut dengan penulisnya, jadi jangan pernah menyerang pribadi tersebut. Argumentasi harus diarahkan terhadap isi pesan itu bukan terhadap kelemahan si penulisnya.
5. Kirim pesan melalui alamat
email pribadi jika isi email kita tidak ada kaitannya dengan member lain.
Sering sekali dalam sebuah milis karena merasa yang berpendapat adalah teman
kuliahnya atau teman semasa kecil, lalu menanyakan kabar lewat milis tersebut.
Ingat ribuan orang mendapat email sampah dari kita jika kita melakukan hal ini.
Lebih bijaksana jika kira mengirimkan email yang bersifat pribadi seperti
contoh tersebut langsung ke orang yang dituju.
6. Attachment yang agak besar sebaiknya diupload pada web
milis tersebut.
Keuntungan
menggunakan fasilitas upload file di web milis itu yaitu attachment tidak akan
terkirim ke seluruh email peserta. bagi peserta yang quota emailnya kecil tentu
menjadi masalah tersendiri jika mendapat kiriman attachment yang agak besar.
Selain itu peserta lain dapat dengan mudah mendownload di web milis tersebut
jika sekiranya attacment itu penting. Jadi isi pesannya cukup menjelaskan kalo
ada attachment yang di upload di fasilitas File milis tersebut.
7. Sebelum menanyakan sesuatu
sebaiknya melihat web milis terutama arsip pesan yang telah ada. Sering kali
pertanyaan sudah dijawab pada waktu lampau. Dengan bermodal search pada hostori
pesan dan membaca hal yang terkait akan membuat milis yang kita ikuti tidak
membahas hal-hal yang sebenarnya sudah pernah didiskusikan. Dalam bertanya juga
diharapkan dikemukakan latar belakang dan permasalahan dengan jelas sehingga orang
yang akan menjawab mengerti betul permasalahan yang dihadapi penanya.
8. Ingatlah pepatah “mulutmu adalah harimaumu”.
Hal ini juga berlaku untuk menulis pesan di milis, karena tulisan itu adalah
penyambung lidah kita. Untuk itu marilah berhati-hati dalam menulis. Dunia maya
juga mempunyai aturan yang efeknya juga bisa saja berujung pada masalah hukum
jika ada yang mempersoalkan tulisan kita.
Etika komunikasi tersebut terutama untuk milis yang membernya tidak saling
mengenal semuanya. Untuk milis yang membernya saling mengenal misal milis
teman-teman satu angkatan kuliah pada jurusan tertentu akan mempunyai aturan
yang lebih flexible. Oleh karena anggota yang saling mengenal terkadang ejekan
secara pribadipun tidak masalah dalam konteks guyonan dan tidak keterlaluan.
